Upoważnienie powinno mieć formę pisemną, zawierać dane obu osób, dokładnie określać sprawę i być opatrzone własnoręcznym podpisem osoby udzielającej upoważnienia. Osoba upoważniona powinna mieć przy odbiorze ważny dokument tożsamości.
Jak przygotować upoważnienie krok po kroku?
Dokument może być napisany odręcznie albo przygotowany na komputerze i wydrukowany. W drugim przypadku podpisz go odręcznie. Skan podpisu, sama pieczątka lub podpis wpisany w edytorze tekstu mogą nie zostać zaakceptowane.
- Wskaż osobę udzielającą upoważnienia – wpisz swoje imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz numer dowodu osobistego.
- Podaj dane osoby upoważnionej – użyj jej imienia i nazwiska, adresu, numeru PESEL oraz numeru dokumentu tożsamości.
- Opisz dokładnie sprawę – wskaż, jaki dokument ma zostać odebrany, gdzie to nastąpi i, jeśli istnieje, podaj numer sprawy, sygnaturę albo datę dokumentu.
- Określ zakres upoważnienia – napisz, czy druga osoba może wyłącznie odebrać dokument, czy także podpisać potwierdzenie odbioru.
- Wskaż termin obowiązywania – możesz określić konkretną datę albo zaznaczyć, że upoważnienie dotyczy jednorazowego odbioru wskazanego dokumentu.
- Dodaj miejsce, datę i podpis – własnoręczny podpis mocodawcy jest niezbędny. Osoba upoważniona powinna zabrać ze sobą dokument tożsamości.
Zamiast ogólnego sformułowania „do załatwiania wszelkich spraw” lepiej napisać na przykład: „do odbioru dowodu osobistego w Urzędzie Miejskim w [miejscowość]”. Precyzyjny opis ogranicza ryzyko odmowy przyjęcia pisma.
Wzór upoważnienia
Poniższy wzór możesz skopiować do edytora tekstu i uzupełnić. Przed użyciem sprawdź w urzędzie, placówce medycznej lub innej instytucji, czy nie obowiązuje jej własny formularz.
UPOWAŻNIENIE
Ja, niżej podpisany/a [imię i nazwisko mocodawcy], zamieszkały/a przy [adres], PESEL [numer PESEL], legitymujący/a się dowodem osobistym nr [numer dowodu osobistego],
upoważniam [imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą przy [adres], PESEL [numer PESEL], legitymującego/ą się dowodem osobistym nr [numer dowodu osobistego],
do [dokładny opis czynności, na przykład: odbioru dowodu osobistego, odbioru dokumentacji medycznej albo odbioru korespondencji] w [nazwa i adres instytucji].
Upoważnienie dotyczy dokumentu [nazwa dokumentu, numer sprawy lub inne dane identyfikacyjne].
Upoważnienie jest ważne [jednorazowo / od dnia [data] do dnia [data]].
[miejscowość], [data]
…………………………………………
czytelny, własnoręczny podpis mocodawcy
Co musi zawierać dokument?
Przed przekazaniem pisma sprawdź, czy znajdują się w nim wszystkie informacje potrzebne do identyfikacji stron i sprawy:
- miejsce i data sporządzenia dokumentu
- imię, nazwisko, adres, PESEL i numer dowodu osobistego mocodawcy
- imię, nazwisko, adres, PESEL i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej
- dokładny opis dokumentu lub czynności objętej upoważnieniem
- nazwa instytucji, w której nastąpi odbiór
- termin obowiązywania oraz własnoręczny podpis mocodawcy
Nie podpisuj wyłącznie kserokopii, jeśli instytucja wymaga oryginału. Osoba upoważniona powinna otrzymać podpisany dokument i mieć przy sobie ważny dowód osobisty albo inny akceptowany dokument tożsamości.
Kiedy zwykłe upoważnienie nie wystarczy?
Proste upoważnienie służy zwykle do jednorazowej czynności, takiej jak odbiór korespondencji, dokumentacji lub zaświadczenia. W sprawach urzędowych instytucja może wymagać pełnomocnictwa szczególnego, czyli pisma wskazującego konkretną sprawę albo czynność.
Upoważnienie nie daje automatycznie prawa do zawierania w Twoim imieniu umów ani podejmowania innych poważnych czynności prawnych. Przy sprawach dotyczących nieruchomości, kredytu, dużych kwot lub czynności wymagających szczególnej formy może być potrzebne pełnomocnictwo notarialne. Właściwą formę potwierdź przed złożeniem dokumentu w konkretnej instytucji.
Kontrola przed przekazaniem upoważnienia
Przed wręczeniem dokumentu sprawdź cztery rzeczy:
- czy dane obu osób są poprawne i zgodne z dokumentami tożsamości
- czy opis dokumentu i czynności jest wystarczająco szczegółowy
- czy na piśmie znajduje się odręczny podpis mocodawcy
- czy osoba upoważniona ma przy sobie ważny dowód osobisty oraz oryginał upoważnienia
Dobrze sporządzone upoważnienie ogranicza się do konkretnej sprawy. Jeżeli dokument ma dotyczyć dokumentacji medycznej, odbioru dowodu osobistego lub innej czynności objętej szczególną procedurą, najpierw sprawdź wymagania placówki albo urzędu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach wymagających szczególnej formy dokumentu skonsultuj wymagania właściwej instytucji lub notariusza.
