Dokumentacja księgowe to jedna z najważniejszych w całej firmie. Każdego roku księgowi poświęcają na jej wykonanie wiele godzin i dzięki temu firma może działać jak najbardziej sprawnie. Taką dokumentację trzeba jednak odpowiednio archiwizować, gdyż jest to wymogiem stawianym firmom przez polskie prawo. Jak więc dobrze archiwizować dokumenty księgowe?
Archiwizowanie dokumentów księgowych — co mówi o tym prawo?
Prawo określa przede wszystkim to, których dokumentów dotyczy archiwizacja i jak długo musi ona trwać. Przedsiębiorstwa są zobowiązane do przechowywania dokumentów dotyczących sprawozdań finansowych, ksiąg rachunkowych, dokumentów podatkowych, źródłowych oraz jeśli archiwizacja jest prowadzona cyfrowo, to potrzebne są JPK, czyli jednolite pliki kontrolne, które dotyczą takich kwestii jak księgi rachunkowe, magazyny, wyciągi bankowe, faktury sprzedaży oraz rejestry VAT.
Kolejna kwestia dotyczy tego, jak długo musi trwać archiwizowanie dokumentów. W wypadku dokumentacji księgowej znaczna większość akt musi być przechowywana przez okres 5 lat, który rozpoczyna się w roku następującym po ich stworzeniu i zatwierdzeniu. Może więc dojść do sytuacji, w których dokument będziemy przechowywać prawie przez 6 lat, jeśli zostanie on stworzony, zatwierdzony i zarchiwizowany w styczniu.
Jak wygląda archiwizacja dokumentów księgowych?
Archiwizowanie dokumentów, które dotyczą działu księgowości, może być realizowane na jeden z dwóch sposobów. Pierwszy z nich to tradycyjne przechowywanie w formie papierowej. Do tego potrzebne jest wydzielone miejsce w nieruchomości należącej lub powiązanej z przedsiębiorstwem. Tym wydzielonym miejscem jest archiwum i powinno ono spełniać pewne zasady.
Przede wszystkim archiwum, w którym przechowywane są wszystkie archiwizowane dokumenty, musi być dobrze zabezpieczone przed czynnikami zewnętrznymi, które mogłyby zniszczyć dokumenty, takimi jak wilgoć, pożar oraz promieniowanie UV. Musi być też chronione przed wstępem osób nieupoważnionych, a jednocześnie zapewniać łatwy dostęp dla osób, które mogą do niego wejść.
Archiwizacja dokumentów jest też możliwa w formie elektronicznej. Decyduje się na nią coraz więcej przedsiębiorstw między innymi przez ekologię, gdyż przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej redukuje ilość zużywanego papieru. Oczywiście archiwizacja dokumentacji przez internet to również proces wymagający przygotowania odpowiedniego miejsca z zabezpieczeniami.
Jednym z wymogów, które trzeba spełniać, gdy zdecydujemy się na archiwizowanie dokumentów w sposób cyfrowy, to regularne wykonywanie kopii zapasowych. Ponadto wymagane jest stosowanie profesjonalnych programów i oprogramowań, które będą zapewniać bezpieczeństwo danym, które są archiwizowane w sposób cyfrowy.
Sposób cyfrowy jest o tyle korzystny, że wysyłanie sprawozdań finansowych i tak musi odbywać się cyfrowo, a sprawozdania muszą być przesyłane w formie elektronicznej. Można więc wykorzystać to i całkowicie przejść na cyfrowe archiwizowanie dokumentów księgowych.
