Arkusze spisu z natury – jak poprawnie wypełnić dokument?

Arkusze spisu z natury są obowiązkowym dokumentem podatkowym dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan zapasów, dlatego sam wydruk z programu magazynowego nie wystarczy. Spis wymaga fizycznego przeliczenia składników, ich prawidłowej wyceny oraz ujęcia wartości w KPiR.

Czym jest arkusz spisu z natury?

Arkusz spisu z natury służy do udokumentowania zapasów posiadanych przez firmę na określony dzień. Obowiązek jego sporządzania wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Dotyczy on między innymi towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Spis sporządza się przede wszystkim na 1 stycznia i na koniec roku podatkowego, a także przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów lub likwidacji działalności. W praktyce dokument powinien zostać przechowany w dokumentacji księgowej i być dostępny na wypadek kontroli. Od 2026 roku analogiczny obowiązek wynika z nowego rozporządzenia dotyczącego KPiR, z odmiennymi zasadami formalnymi dotyczącymi podpisów.

Co musi zawierać arkusz spisu z natury?

Przepisy nie narzucają jednego urzędowego formularza. Arkusz może mieć formę papierową albo elektroniczną, ale musi zawierać informacje pozwalające ustalić, co faktycznie znajdowało się w firmie w dniu spisu. W dokumencie należy uwzględnić:

• Dane przedsiębiorcy – imię i nazwisko właściciela albo nazwę firmy.
• Datę sporządzenia spisu oraz dzień, którego dotyczy ustalony stan zapasów.
• Numer kolejny pozycji i szczegółowe określenie każdego towaru lub materiału.
• Jednostkę miary i ilość ustaloną podczas fizycznego liczenia.
• Cenę jednostkową wyrażoną w złotych i groszach oraz wartość danej pozycji.
• Łączną wartość spisu po zsumowaniu wszystkich pozycji.
• Klauzulę „Spis zakończono na pozycji…” z podaniem ostatniego numeru.
• Podpisy wymagane przez przepisy – zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym okresie.

Przy zerowym stanie zapasów także sporządza się dokument. W takim przypadku arkusz powinien wskazywać, że na dzień spisu nie było składników podlegających ujęciu, a jego wartość wynosiła 0 zł.

Co ujmuje się w remanencie, a co należy pominąć?

Spis obejmuje składniki przeznaczone do sprzedaży lub wykorzystania w procesie produkcji. Nie należy wpisywać do niego wszystkich aktywów znajdujących się w firmie. Rozróżnienie przedstawia tabela:

Przykładowo samochód wykupiony z leasingu i wpisany do ewidencji środków trwałych nie podlega ujęciu w remanencie dla celów PIT, nawet gdy firma planuje jego późniejszą sprzedaż. Inne zasady mogą dotyczyć remanentu likwidacyjnego sporządzanego dla celów VAT. Nie należy utożsamiać go ze spisem służącym do rozliczenia podatku dochodowego.

Jak wycenić pozycje w arkuszu?

Najpierw ustala się rzeczywistą ilość każdego składnika, a dopiero później przypisuje cenę i oblicza wartość. Prawidłowa kolejność postępowania wygląda następująco:

1. Fizycznie policz towary, materiały i pozostałe składniki objęte spisem. Uwzględnij również własne towary przechowywane poza firmą.
2. Ustal właściwą podstawę wyceny. Towary i materiały wycenia się według ceny zakupu albo ceny nabycia, a własne półwyroby i wyroby gotowe według kosztu wytworzenia.
3. Oblicz wartość każdej pozycji, mnożąc ilość przez cenę jednostkową, a następnie zsumuj wszystkie pozycje.
4. Jeżeli cena rynkowa z dnia sporządzenia spisu jest niższa od ceny zakupu lub nabycia, możesz zastosować tę niższą cenę. Przy pozycji należy wtedy wykazać również cenę pierwotną.

Cena zakupu wynika z dokumentu zakupu, z uwzględnieniem rabatów i pomniejszeniem o odliczany VAT. Cena nabycia obejmuje także koszty uboczne związane z zakupem, na przykład transport lub ubezpieczenie. Odpady użytkowe wycenia się z uwzględnieniem ich dalszej przydatności.

Uwaga: ceny rynkowej nie stosuje się automatycznie ani wtedy, gdy jest wyższa od ceny zakupu lub nabycia. Wycena rynkowa jest dopuszczalna jako niższa wartość, gdy rzeczywisty stan lub sytuacja rynkowa uzasadnia obniżenie wyceny. Sam wydruk stanów z systemu nie zastępuje fizycznej inwentaryzacji.

Jak spis wpływa na podatek i składkę zdrowotną?

Wartość remanentu początkowego i końcowego wpływa na ustalenie dochodu podatkowego. Jeżeli remanent końcowy jest wyższy od początkowego, różnica zwiększa dochód. Gdy remanent końcowy jest niższy, różnica obniża dochód. Dlatego błędna ilość albo cena w arkuszu może zmienić wysokość podatku wykazanego w rozliczeniu.

Przy opodatkowaniu według skali podatkowej lub podatkiem liniowym różnica remanentowa wpływa także na podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Nie dotyczy to w ten sam sposób ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, gdzie dochód nie jest ustalany na podstawie KPiR.

Przed zamknięciem dokumentu sprawdź, czy:

• zostały policzone wszystkie towary i materiały objęte spisem, także znajdujące się poza firmą,
• każda pozycja ma opis, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość,
• zastosowana metoda wyceny odpowiada rodzajowi składnika,
• łączna wartość została poprawnie zsumowana,
• dodano klauzulę końcową oraz wymagane podpisy.

Spis z natury dla PIT jest dokumentem wewnętrznym i co do zasady nie składa się go wraz z zeznaniem podatkowym. Należy jednak przechowywać go w dokumentacji. Przy likwidacji firmy czynny podatnik VAT może mieć obowiązek sporządzenia odrębnego remanentu likwidacyjnego dla VAT, obejmującego inny zakres składników.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. Przy nietypowych składnikach majątku, likwidacji działalności lub zmianie przepisów należy zweryfikować aktualny stan prawny i skonsultować sposób rozliczenia z doradcą podatkowym lub księgowym.