Arkusz spisu z natury jest dokumentem wewnętrznym firmy, który potwierdza fizyczne ustalenie i wycenę składników majątku na konkretny dzień. Nie wysyła się go do urzędu skarbowego, ale należy przechowywać go w dokumentacji przedsiębiorstwa. Jego dane wpływają na rozliczenie różnic remanentowych i prawidłowe ustalenie dochodu.
Czym jest arkusz spisu z natury?
Spis z natury, nazywany także remanentem, to forma inwentaryzacji obejmująca składniki majątku podlegające ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W zależności od rodzaju działalności mogą to być między innymi towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, wyroby gotowe oraz produkcja niezakończona.
Arkusz dokumentuje rzeczywisty stan tych składników oraz ich wycenę. Na tej podstawie ustala się różnice remanentowe, czyli różnice między wartością spisu na początek i na koniec roku podatkowego. Wpływają one na dochód podlegający opodatkowaniu.
Podstawę prawną stanowią art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, w szczególności regulacje dotyczące spisu z natury i wyceny jego składników. Dokumentu nie składa się standardowo w urzędzie skarbowym. Musi jednak być kompletny i dostępny na wypadek kontroli.
Kiedy należy sporządzić spis?
W zależności od sytuacji przedsiębiorstwa spis z natury sporządza się:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku,
- w związku z likwidacją działalności,
- w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów lub innych zmian wymagających sporządzenia remanentu.
W razie wątpliwości należy sprawdzić aktualne brzmienie rozporządzenia w sprawie KPiR. Przepisy podatkowe mogą się zmieniać, a formularz pobrany z internetu ma charakter pomocniczy, nie zaś gwarancję zgodności z aktualnymi wymaganiami.
Co musi zawierać arkusz spisu z natury?
Rozporządzenie nie narzuca jednego graficznego wzoru arkusza, ale dokument powinien zawierać dane pozwalające jednoznacznie ustalić, kto, kiedy i w jaki sposób przeprowadził spis.
| Element arkusza | Szczegóły i wymogi |
|---|---|
| Dane przedsiębiorcy | Nazwa firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz adres. |
| Data sporządzenia | Dzień, na który ustalono stan składników majątku. |
| Numeracja arkuszy | Kolejny numer strony lub arkusza, gdy dokument obejmuje więcej niż jedną stronę. |
| Wykaz składników | Nazwa składnika, jednostka miary, ilość stwierdzona podczas spisu, cena jednostkowa i wartość. |
| Podsumowanie | Łączna wartość spisu z natury oraz informacja, na której pozycji zakończono spis. |
| Podpisy | Imiona, nazwiska i podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela lub osoby reprezentującej firmę. |
Wartość każdej pozycji ustala się na podstawie ilości i przyjętej ceny jednostkowej. Arkusz powinien umożliwiać odtworzenie sposobu obliczenia wartości końcowej, dlatego nie należy ograniczać się do wpisania samej kwoty zbiorczej.
Jak poprawnie wypełnić arkusz krok po kroku?
Przy sporządzaniu remanentu zachowaj kolejność, która ogranicza ryzyko pominięć i błędów:
- Przygotuj miejsce i dokumentację – uporządkuj magazyn, oznacz towary, ustal zakres spisu i przygotuj ponumerowane arkusze.
- Policz składniki fizycznie – ustal rzeczywistą ilość każdego składnika, korzystając z właściwych jednostek miary. Nie opieraj się wyłącznie na stanie wynikającym z programu magazynowego.
- Uwzględnij towary poza siedzibą – spis powinien obejmować towary stanowiące własność podatnika, nawet jeśli w dniu spisu znajdują się poza siedzibą firmy.
- Ujmij towary obce – należy wykazać towary obce znajdujące się w posiadaniu firmy, na przykład na podstawie umowy powierzenia. W arkuszu trzeba wyraźnie zaznaczyć ich charakter, aby nie traktować ich jak własnego majątku.
- Wyceny dokonaj zgodnie z przepisami – zastosuj zasady określone w rozporządzeniu w sprawie KPiR, właściwe dla rodzaju danego składnika. Cena i wartość powinny wynikać z dokumentacji oraz przyjętej metody wyceny.
- Podsumuj i zamknij dokument – oblicz łączną wartość spisu, wpisz klauzulę o zakończeniu spisu na określonej pozycji, a następnie zbierz wymagane podpisy.
Ręczny arkusz albo zestawienie wygenerowane elektronicznie może służyć do tego samego celu, jeśli zawiera wymagane dane i odzwierciedla faktyczny przebieg spisu. System informatyczny może ułatwić liczenie, lecz nie zastępuje obowiązku kontroli wyników przez przedsiębiorcę.
Na co zwrócić uwagę przed archiwizacją?
Przed podpisaniem i odłożeniem dokumentu sprawdź następujące elementy:
- Czy wpisano nazwę firmy lub dane przedsiębiorcy oraz adres?
- Czy data sporządzenia odpowiada dniowi, na który ustalono stan majątku?
- Czy każda pozycja zawiera nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość?
- Czy wszystkie strony i arkusze mają ciągłą numerację?
- Czy wykaz obejmuje towary własne poza siedzibą oraz towary obce znajdujące się w firmie?
- Czy wpisano łączną wartość spisu i informację o pozycji, na której go zakończono?
- Czy dokument podpisali sporządzający spis oraz właściciel albo osoba uprawniona do reprezentacji?
Kompletny arkusz przechowuj razem z dokumentacją podatkową przez okres wymagany dla dokumentów związanych z rozliczeniem podatku. Przy rozbudowanej gospodarce magazynowej lub nietypowych składnikach majątku wycenę i zakres spisu warto skonsultować z osobą prowadzącą księgowość.
Najważniejsze jest połączenie rzetelnego przeliczenia z prawidłową wyceną i pełną dokumentacją. Sam formularz nie wystarczy, jeśli nie odzwierciedla rzeczywistego stanu majątku firmy.
Treść ma charakter informacyjny. Przed sporządzeniem dokumentu sprawdź aktualne brzmienie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.
