Upoważnienie do odbioru dokumentu powinno być sporządzone na piśmie, zawierać dane obu osób, dokładny opis odbieranego dokumentu oraz własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia. Przed przygotowaniem pisma sprawdź też, czy urząd lub instytucja nie korzysta z własnego formularza.
Jak przygotować upoważnienie krok po kroku?
Najprościej ograniczyć upoważnienie do konkretnej czynności, czyli odbioru wskazanego dokumentu w określonym miejscu. Ogólne sformułowanie może nie wystarczyć, zwłaszcza gdy dokument wydaje urząd.
Przygotuj dokument w następującej kolejności:
- Wybierz osobę upoważnioną – powinna być to osoba, której ufasz i która będzie mogła stawić się w punkcie odbioru.
- Sprawdź wymagania placówki – zapytaj, czy urząd, sąd, placówka medyczna lub inna instytucja ma własny druk albo wymaga dodatkowych danych.
- Zidentyfikuj dokument – wpisz jego nazwę, numer sprawy lub numer referencyjny, jeśli został nadany, a także miejsce odbioru.
- Uzupełnij dane stron – podaj dane mocodawcy, czyli osoby udzielającej upoważnienia, oraz pełnomocnika, który odbierze dokument.
- Określ zakres upoważnienia – napisz wprost, że dana osoba może odebrać konkretny dokument w Twoim imieniu. Możesz wskazać także okres ważności pisma.
- Podpisz dokument odręcznie – wydruk lub pismo napisane ręcznie wymaga własnoręcznego podpisu. Sama pieczątka, skan podpisu lub podpis wpisany na komputerze mogą zostać zakwestionowane.
- Przekaż pismo pełnomocnikowi – osoba upoważniona powinna zabrać dokument do punktu odbioru i okazać własny dokument tożsamości.
W treści upoważnienia powinny znaleźć się następujące informacje:
- imię i nazwisko mocodawcy oraz osoby upoważnionej,
- adresy zamieszkania oraz, jeśli wymaga tego placówka, numery PESEL lub dowodów osobistych,
- dokładny opis dokumentu przeznaczonego do odbioru,
- nazwa i adres urzędu lub instytucji, w której dokument zostanie odebrany,
- data sporządzenia oraz własnoręczny podpis mocodawcy.
Wzór upoważnienia do odbioru dokumentu
Poniższy wzór możesz skopiować i uzupełnić. Jeżeli instytucja udostępnia własny formularz, użyj właśnie jego.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
Ja, [imię i nazwisko mocodawcy], zamieszkały/a pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymujący/a się dowodem osobistym nr [numer dokumentu], upoważniam [imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą pod adresem [adres], PESEL [numer PESEL], legitymującego/ą się dowodem osobistym nr [numer dokumentu], do odbioru w moim imieniu:
[dokładna nazwa dokumentu, numer sprawy lub inne dane pozwalające go zidentyfikować]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa i adres urzędu lub instytucji].
Upoważnienie jest ważne [jednorazowo / od dnia [data] do dnia [data]].
[miejscowość], [data]
…………………………………………
własnoręczny podpis mocodawcy
Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby urzędnik mógł bez wątpliwości ustalić, którego dokumentu dotyczy pismo. Zamiast ogólnego zapisu „do odbioru dokumentów” lepiej wskazać na przykład „do odbioru dowodu osobistego” albo „do odbioru zaświadczenia o niekaralności w sprawie nr [numer]”.
Upoważnienie a pełnomocnictwo notarialne
Przy jednorazowym odbiorze dokumentu zwykłe pisemne upoważnienie często jest wystarczające. Nie oznacza to jednak, że każda instytucja stosuje identyczne zasady.
W sprawach urzędowych może być wymagane pełnomocnictwo szczególne, czyli pismo precyzyjnie wskazujące sprawę i czynność, której ma dokonać pełnomocnik. Przy odbiorze dokumentu z urzędu należy więc dokładnie opisać przedmiot odbioru.
Pełnomocnictwo notarialne jest odrębną, bardziej sformalizowaną formą. Może być potrzebne wtedy, gdy pełnomocnik ma dokonywać czynności wykraczających poza sam odbiór dokumentu, na przykład zawierać umowę lub podejmować działania dotyczące praw majątkowych. O wymaganej formie decyduje charakter sprawy i przepisy stosowane przez daną instytucję.
Przy dokumentacji medycznej placówka może posługiwać się własnym drukiem upoważnienia. Podobnie może być przy odbiorze dokumentu tożsamości, zaświadczenia lub dokumentów wydawanych w ramach konkretnego postępowania.
Co sprawdzić przed wizytą w urzędzie?
Przed przekazaniem pisma osobie upoważnionej sprawdź następujące kwestie:
- Czy urząd lub instytucja wymaga własnego formularza?
- Czy upoważnienie zawiera pełne dane obu osób?
- Czy dokładnie wskazano dokument, który ma zostać odebrany?
- Czy pismo zostało opatrzone własnoręcznym podpisem mocodawcy?
- Czy osoba upoważniona ma przy sobie dowód osobisty lub inny wymagany dokument tożsamości?
Tak przygotowane pismo ogranicza ryzyko odmowy wydania dokumentu. Jeżeli urząd wymaga dodatkowych formalności, jego pracownik powinien wskazać je przed odbiorem, dlatego sprawdzenie procedury z wyprzedzeniem może oszczędzić ponowną wizytę.
