Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym odbywa się bezpłatnie online na stronie podpis.gov.pl. Wystarczy aktywny profil zaufany, plik w obsługiwanym formacie oraz autoryzacja tożsamości. Po zakończeniu pobierasz podpisany dokument na swoje urządzenie.
Co przygotować przed podpisaniem?
Podpis zaufany jest przeznaczony przede wszystkim do spraw urzędowych i kontaktu z administracją publiczną. Przed rozpoczęciem przygotuj:
- Aktywny profil zaufany potrzebny do potwierdzenia tożsamości i złożenia podpisu.
- Dokument zapisany na urządzeniu, na przykład komputerze lub telefonie.
- Dostęp do metody autoryzacji używanej przy profilu zaufanym, zgodnie z komunikatami wyświetlanymi na ekranie.
- Plik, którego rozmiar i format mieszczą się w wymaganiach usługi.
Serwis pozwala podpisać jednocześnie do pięciu plików, których łączny rozmiar nie przekracza 25 MB:
| Parametr | Wymaganie | Przykłady |
|---|---|---|
| Rozmiar jednego pliku | Maksymalnie 25 MB | PDF, DOCX, XML |
| Liczba plików | Do 5 podczas jednej operacji | Dokumenty w różnych obsługiwanych formatach |
| Obsługiwane formaty | Między innymi PDF, XML, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, ZIP | Także formaty TXT, ODT, CSV, HTML, MP4 i wybrane formaty techniczne |
Przed dodaniem pliku sprawdź, czy wybrałeś właściwą wersję dokumentu. W przypadku dokumentów, które mają zostać złożone w urzędzie, zachowaj również plik pobrany po podpisaniu, a nie tylko jego podgląd.
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym krok po kroku?
- Wejdź na stronę podpis.gov.pl i wybierz usługę „Podpisz lub sprawdź dokument”.
- Wybierz przycisk „Dodaj plik” albo przeciągnij dokument do wskazanego pola. Jeśli podpisujesz kilka plików, dodaj je przed przejściem dalej.
- Po poprawnym wczytaniu dokumentów wybierz „Dalej”. Sprawdź listę plików i upewnij się, że dodałeś właściwe dokumenty.
- Wybierz „Podpisz”. Serwis wyświetli dostępne metody podpisu. Wskaż podpis zaufany.
- Postępuj zgodnie z komunikatami na ekranie i zaloguj się lub potwierdź operację za pomocą profilu zaufanego.
- Sprawdź dane i zatwierdź złożenie podpisu. Samo zalogowanie do profilu zaufanego nie oznacza jeszcze podpisania dokumentu, dlatego wykonaj także końcowe potwierdzenie.
- Po prawidłowym zakończeniu operacji wybierz „Pobierz podpisane dokumenty” i zapisz plik na swoim urządzeniu.
Podpisany plik przekaż dalej w formie pobranej z serwisu. Nie zastępuj go wydrukiem ani nie zapisuj go ponownie w programie, który mógłby zmienić jego strukturę lub usunąć podpis.
Podpisanie dokumentu to nie to samo co złożenie go w urzędzie. Usługa podpis.gov.pl dodaje podpis do pliku, ale nie wysyła go automatycznie do właściwej instytucji. Po pobraniu dokumentu trzeba wykonać osobny krok, na przykład dołączyć go do pisma ogólnego albo przesłać przez system wskazany przez urząd. Niektóre sprawy mają własne kanały składania dokumentów.
Gdzie można używać podpisu zaufanego?
Podpis zaufany służy głównie do kontaktu z administracją publiczną i spraw urzędowych. Jego zastosowanie zależy od rodzaju sprawy oraz zasad obowiązujących w danej instytucji. Nie należy traktować go jako uniwersalnego zamiennika podpisu przy każdej prywatnej umowie z firmą lub inną osobą.
Jeżeli podpisujesz sprawozdanie finansowe albo inny dokument wymagający przekazania do konkretnego rejestru lub organu, sprawdź także właściwy system wysyłki. Sam fakt pobrania podpisanego pliku nie potwierdza jego złożenia.
Jak sprawdzić, czy podpis jest ważny?
Na stronie podpis.gov.pl wybierz usługę „Podpisz lub sprawdź dokument”, a następnie dodaj podpisany plik. Przy dokumencie zawierającym podpis pojawi się opcja „Sprawdź, kto podpisał”. Po jej wybraniu zobaczysz informacje o podpisie oraz jego statusie.
Prawidłowo zweryfikowany podpis powinien mieć status „Ważny”. Jeżeli serwis pokazuje inny komunikat, sprawdź, czy wczytałeś oryginalny plik pobrany po podpisaniu. Ponowne zapisanie dokumentu lub jego modyfikacja po złożeniu podpisu może wpłynąć na wynik weryfikacji.
